Come configurare un client di posta

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SMTP, POP3, IMAP: conoscere i protocolli che stanno alla base della comunicazione tra client e server di posta elettronica e come configurarli

banner grigio dell'articolo di blog sulla configurazione di una mail

Le basi

Un client di posta altro non è che un programma che si occupa di inviare e ricevere la posta elettronica comunicando con un server. Esso può essere un'applicazione desktop, un'app mobile, un'applicazione web o anche semplicemente un tool da riga di comando. Di contro un server di posta elettronica si occupa della ricezione dei messaggi da parte di un client e del successivo smistamento verso altri server di posta. La comunicazione tra client e server avviene attraverso dei protocolli ben definiti, che si occupano di definire le regole con cui le due parti andranno a comunicare tra di loro. Ad oggi i principali protocolli di comunicazione sono SMTPPOP3 e IMAP.

SMTP

Simple Mail Transfer Protocol viene utilizzato da un client per la posta in uscita, quindi per la trasmissione di un messaggio dal client di posta verso il server. Solitamente utilizza la porta 25, richiede autenticazione e può essere reso sicuro tramite il protocollo TLS (a quel punto si parla di SMTPS).

POP3

Post Office Protocol permette l'accesso tramite un client ad un account di posta elettronica presente su un server e dal quale è possibile scaricare la posta. I messaggi vengono dunque scaricati dal server verso il dispositivo su cui è installato il client. È importante notare come i messaggi, una volta scaricati tramite POP3, vengono cancellati dal server. Questo sistema porta con sè il vantaggio di non intasare il proprio account sul server (essendo le quote molto spesso limitate) ma nel contempo non permette la sincronizzazione tra dispositivi diversi che accedono allo stesso account. In situazioni in cui si ha la necessità di scaricare la posta da client diversi viene impostata nel client una scadenza temporale dopo la quale verranno cancellati i messaggi presenti nel server.

IMAP

Internet Message Access Protocol è un'alternativa più moderna a POP3, si occupa anch'essa di gestire la posta in entrata ma, a differenza di POP3, i messaggi vengono conservati sul server e non vengono scaricati, bensì consultati. Questo comporta che se da un client viene eliminato un messaggio, esso verrà eliminato anche nel server, così come viene sincronizzato automaticamente qualsiasi altro dato associato al messaggio (ad esempio se è stato letto o meno). IMAP si presta molto meglio agli scenari moderni, nei quali gli utenti hanno ad esempio la necessità di consultare la posta sia da smarphone che da desktop o da tablet. La sincronizzazione tra dispositivi differenti è uno dei requisiti fondamentali per andare incontro alle esigenze attuali degli utenti. L'aspetto negativo di questo sistema è dato dal fatto che la casella di posta elettronica ha una dimensione limitata a quella fornita dal server, che di solito è decisamente minore rispetto a quella disponibile sul client. Questo limite può comportare dunque dei costi aggiuntivi per l'aumento della quota nel servizio di posta. Inoltre se lo stesso account è condiviso da più utenti l'eventuale cancellazione di un messaggio cancellerà quest'ultimo da tutti i dispositivi, creando dunque il rischio che non tutti gli utenti siano sincronizzati.

Scegliere il provider di posta elettronica

Prima di poter configurare un client è necessario ottenere una casella di posta in un server. In questo caso entrano in gioco i cosiddetti provider di posta, ovvero servizi che permettono la connessione ad un server di posta e di conseguenza la creazione diuna casella o account. In questo caso scegliere il giusto servizio dipende da diversi fattori, molto spesso economici:

  • Esistono servizi di posta completamente gratuiti che forniscono un account sotto il loro dominio. L'esempio più famoso è chiaramente gmail, servizio fornito dal colosso Google che mette a disposizione caselle di posta completamente gratuite con uno spazio di 15GB, condiviso con gli altri servizi google. Oltre a fornire un account gmail dispone anche di un'eccellente applicazione web e mobile, dalla quale è possibile controllare l'intera casella di posta ed integrare il tutto con altri servizi (es. google calendar). Alternative altrettanto valide sono HotmailLive ed MSN
  • Se si dispone di un sito web solitamente l'azienda che offre il servizio di web-hosting mette a disposizione anche un certo numero di account di posta da utilizzare. Per esempio se si ha acquistato il dominio www.pippo.com, è molto probabile che si possano configurare delle caselle email (con spazio limitato) associate ad esso, ad esempio info@pippo.com. I servizi consegnano all'utente tutte le credenziali necessarie per l'invio e lo scaricamento della posta (SMTP, POP3, IMAP). Questa scelta porta con sè il vantaggio di avere un account di posta completamente personale e legato al proprio dominio.
  • Infine, uno scenario meno comune ma comunque degno di nota è quello che include l'installazione di un server di posta dedicato, che offre quindi servizio totalmente indipendente e libero da vincoli. Questa scelta è molto utilizzata ad esempio all'interno di grosse aziende ma chiaramente richiede una forte esperienza, nonchè la disponibilità di risorse tecniche (server, sistemisti, ...)

Scegliere il client di posta elettronica

Ciascun programma fornisce dei servizi aggiuntivi alla sempice ricezione ed invio dei messaggi. È utile ad esempio poter gestire una rubrica, ricevere notifiche di un nuovo messaggio, applicare delle etichette, gestire più caselle, utilizzare i filtri, identificare un messaggio come spam o gestire un archivio di messaggi. I client di posta consigliati sono:

  • Mozilla Thunderbird, open-source e disponibile per tutte le piattaforme
  • Microsoft Outlook, programma di Microsoft disponibile per Windows e macOS
  • Mail, programma di Apple disponibile per  macOS, iOS e watchOS
  • TypeApp, app mobile disponibile sia su Android che iOS

Configurare il client di posta

Ciascun programma ha ovviamente la sua interfaccia e la sua configurazione personalizzata che spesso varia da un sistema operativo ad un altro. È consigliabile dunque consultare i manuali utenti o le guide presenti online. Tuttavia qualsiasi client di posta condivide una logica ed una base di partenza piuttosto comuni, che parte dalla configurazione delle connessioni verso server. In questo caso entrano in gioco tutti i concetti analizzati nelle sezioni prededenti. Per ciascuna casella email è necessario configurare:

  • SMTP
    • Indirizzo o nome del server (es. smtp.example.com)
    • Porta (solitamente la 25)
    • Eventuali impostazioni di SSL
    • Autenticazione, in cui è necessario inserire nome utente e password che sono state fornite
  • POP3
    • L'indirizzo o il nome del server
    • La porta (solitamente la 995 o la 110
    • Eventuali impostazioni di SSL
    • Autenticazione, in cui è necessario inserire nome utente e password che sono state fornite
  • IMAP
    • L'indirizzo o il nome del server
    • La porta (solitamente la 143 o la 993
    • Eventuali impostazioni di SSL
    • Autenticazione, in cui è necessario inserire nome utente e password che sono state fornite

Ovviamente IMAP e POP3 non possono coesistere sulla stessa casella di posta, quindi è necessario adottare una scelta. Una volta ultimata la configurazione sarà possibile inviare messaggi e scaricare o consultare la posta in arrivo, nonchè utilizzare tutte le estensioni che il client di posta mette a disposizione.

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